Jouw document management specialist
Waarom is DMS Value essentieel voor jou?
Grip op je documenten
Ben je het overzicht kwijt in je bestanden, versies of deadlines? Of is documentbeheer nog niet goed geregeld? Bij DMS Value helpen we je niet alleen met het trainen van je team, maar ook met het opzetten en organiseren van effectief documentbeheer. Of je nu alleen werkt of met een team, wij zorgen voor structuur en controle. Minder stress, meer overzicht, en altijd grip op je documenten
Slim besparen zonder in te leveren
Elke onduidelijkheid of vertraging kost tijd en geld. Door documentbeheer goed te regelen en met document control te werken, voorkom je faalkosten en bespaar je arbeidsuren. Een goed getrainde document controller speelt hierin een cruciale rol. Wij helpen je niet alleen trainen, maar ook je documentbeheer efficiënt in te richten, zodat je slim bespaart zonder in te boeten op kwaliteit.
Schaalbaarheid voor groei
Of je nu een klein bedrijf runt, een groot bedrijf leidt of snel wilt opschalen, goede documentcontrole maakt het verschil. Onze training biedt de tools en strategieën om je documentbeheer efficiënt te regelen en aan te passen aan de groei van je organisatie. Zo ben je altijd voorbereid, zonder in te boeten op kwaliteit of efficiëntie.
Klantgericht
Wij bieden persoonlijke ondersteuning en advies, zowel bij trainingen als bij het opzetten van document control. Onze oplossingen integreren naadloos in jouw bestaande bedrijfsprocessen.
Weet je dat:
- het zoeken naar documenten die niet goed, onvolledig of verkeerd zijn opgeslagen, medewerkers dagelijks kostbare werktijd kost?
- een ongeorganiseerde documentenstroom leidt tot fouten, inconsistenties en het mogelijk missen van deadlines?
- bedrijven zonder document management support (DMS) gevoeliger zijn voor datalekken en andere veiligheidsrisico’s?
Dankzij document management support van DMS Value krijg jij grip op de dagelijkse documentenstroom in jouw bedrijf. Onze oplossingen stellen medewerkers in staat om realtime, locatie-onafhankelijk en toch veilig samen te werken. Wij ontwikkelen, samen met jou, een document managementstrategie waardoor de productiviteit, de kwaliteit van het werk en de cohesie tussen teamleden, verbetert. Projectopleveringen gaan sneller en zijn bovendien nauwkeuriger. Terwijl jij onderneemt en innoveert, organiseren, beheren en archiveren wij jouw documenten.
‘Jij werkt aan je doelen, DMS Value voor kwaliteit en controle'
Sibel Karakas, oprichter van DMS Value startte in 2006 als document controller met het archiveren en digitaliseren van documenten. ‘Ik zag al snel dat dit proces beter en efficiënter kon,’ Zegt Sibel. Ze overtuigde het team, zij vertrouwden haar het documentbeheer toe. Dit leidde tot de ontwikkeling van haar eerste document management support.
Misschien wel de belangrijkste stap in het proces, erkent Sibel, is de implementatie van Document Management én goede Document Control. "Een systeem alleen is niet genoeg," zegt ze. "Het gaat erom dat iedereen weet hoe je documenten beheert, versies bijhoudt, structuur aanbrengt en afspraken volgt."
"Instrueren, uitleggen en herhalen – dat doe ik, steeds opnieuw, tot het werkt in de praktijk. Document Control zorgt voor helderheid, structuur en grip. Zonder dat raak je het overzicht kwijt, met alle risico’s van dien."
Volgens Sibel maakt juist deze controle het verschil: "Als iedereen het begrijpt en ermee werkt, voorkom je fouten en vertragingen. Dáár begint de kwaliteit." Streng, maar menselijk noemt Sibel zichzelf. ‘Aanpassen is lastig. Dat begrijp ik. Toch gaan we het zo doen.’ Dat lukt uiteindelijk altijd, beaamt Sibel.
Eindresultaat is een bedrijf waar medewerkers efficiënt en veilig werken en waar deadlines gehaald worden. ‘Dat wil toch iedereen?’
Ik heb inmiddels vele bedrijven in sectoren, zoals de Overheid, Energie en Infrastructuur geholpen met het implementeren van effectieve document control-strategieën en document management systemen. Mijn missie blijft helder: ervoor zorgen dat geen enkel document ongecontroleerd naar de klant gaat.
Met ruime ervaring in sectoren zoals de Overheid, Energie en Infrastructuur ondersteun ik organisaties bij het effectief opzetten en implementeren van documentmanagementsystemen.
Testimonials
‘Sibel verwerkte een gigantische backlog aan documentatie. Tegelijkertijd bouwde ze een toegewijd document control team. Sibel was met haar drive en werkethiek, ondanks hoge werkdruk, de drijvende kracht in het project. En ze heeft nog humor ook.’
‘Een betere document controller ga je niet aantreffen. Sibel is de enige die ik aanprijs. Ze maakt de rest overbodig’
Tarras Kuik I Document controller I Evos
‘Tussen januari 2018 en maart 2020 heeft Sibel ons Document Management Systeem ingericht. Dankzij haar inzet verloopt het documentproces gestructureerd. Wij houden onze documentenstroom bij en dragen we dit eenvoudig naar onze klanten over. DMS Value heeft haar werk, wat ons betreft, naar volle tevredenheid uitgevoerd.’
Tom Wiersma I Manager Technische Installaties I ZuidPlus
‘Met haar knowhow en persoonlijkheid kreeg Sibel het team mee in ons nieuwe document control proces. Ze werkte nauwkeurig, toonde commitment en behaalde resultaat. Ons voorontwerp van het project ZuidAsDok -omvang 1 miljard euro- leverde zij compleet en op tijd af.’
Jan Ruitenberg I Project manager I HOCHTIEF Infrastructure GmbH
‘Sibel hielp en trainde onze medewerkers in de nieuwe workflow, verbeterde onze DMS-procedure en stuurde tegelijkertijd een team van document controllers aan. De werksfeer was, mede dankzij haar, prettig. Ze verraste ons tot slot met fantastische lunches.’
‘Wanneer met vertraging alle documenten bij Sibel terecht kwamen wist zij, met haar kennis en energie, toch de deadlines te halen. Ze was doortastend, communiceerde helder en werkte hard.’
Lex Brasem I Kwaliteitsmanager I Heijmans
‘Sibel is proactief, vriendelijk en benaderbaar. Ze beantwoordde geduldig onze vragen, ook als deze onhandig waren. Ze heeft ons super bijgestaan, ondernam altijd direct actie.’
Kristel van den Borne I Adviseur Contractmanagement en Inkoop I Rijkswaterstaat
‘Sibel hield stand en verbeterde ons proces continu. Wij zijn, dankzij haar energie en duidelijkheid, succesvoller in onze documentleveringen. Haar doorzettingsvermogen was fantastisch.’
David Vos I Adviseur data- en informatiemanagement I Heijmans
‘De oplossingen van DMS Value zorgen voor een naadloze informatiestroom tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Het overdrachtsproces is verkort en vereenvoudigd. Heel blij mee!’
Evren Ekinci – Offshore Bouwmanager Subsea I Scottish Power Renewables
Disclaimer: De logo’s en bedrijfsnamen op deze website worden uitsluitend gebruikt ter illustratie van eerdere projectervaring. Ze impliceren geen officiële partnerschap of goedkeuring door de betreffende bedrijven.
De aanpak van DMS Value
Dankzij een grondige analyse identificeert DMS Value de knelpunten in jouw documentenstroom. Wij doen dit uiterst precies en met respect voor bedrijfsgeheimen. Hierna ontwikkelen en implementeren wij een op maat gemaakt DMS, passend in bestaande bedrijfsprocessen. Wij trainen medewerkers grondig. We blijven betrokken tot het systeem operationeel is en naar volle tevredenheid functioneert. Daarnaast biedt DMS Value praktische trainingen aan iedereen die document control wil beheersen of zich wil specialiseren.
Het aanbod van DMS Value
Onderzoek & analyse
Waar loopt jouw DMS vast? Wat zijn de oorzaken van vertragingen en claims? Welke veiligheidsrisico’s zijn er? Wij onderzoeken en analyseren dit grondig.
Optimalisatie
Wij vinden de meest geschikte oplossingen voor het maken, beheren en archiveren van documenten. In een op maat gemaakt document managementplan leggen we de eisen, processen en de volledige levenscyclus van documenten vast.
Implementatie
Effectief documentbeheer draait om een werkbare aanpak die past bij jouw organisatie. Wij zorgen voor het opstellen én de uitvoering van het document managementplan.
Dit omvat slimme aanpassingen aan templates, distributielijsten, classificaties en toegangsrechten. Zo krijg je grip op informatie, minder fouten en een efficiënter proces.
Onze oplossingen passen naadloos in jouw werkwijze, met overzicht, structuur en kwaliteit.
Training
Dankzij onze uitgebreide trainingen worden jouw document controllers volledig vertrouwd met het document managementproces en de specifieke eisen die document control stelt. Wij bieden op maat gemaakte trainingen aan, zowel individueel als in groepsverband, zodat deelnemers de vaardigheden ontwikkelen om een succesvolle document controller te worden. Deze trainingen zorgen ervoor dat zij het systeem niet alleen begrijpen, maar ook in staat zijn het effectief te beheren en te optimaliseren binnen de organisatie.
Detachering
Wij stellen onze ervaren, getrainde junior- en senior-documentcontrollers beschikbaar om het proces te versnellen en te versterken. Zij brengen niet alleen expertise naar de werkvloer, maar leiden ook medewerkers op, zodat het documentbeheer binnen jouw organisatie verder wordt geoptimaliseerd.
Outsourcing
Indien gewenst nemen wij document control uit handen. Van planning tot uitvoering, onze diensten zijn ontworpen om het documentbeheer efficiënt en effectief te maken zodat jij tijd overhoudt om te groeien.
Of je nu klein bedrijf bent op zoek naar verbetering van haar kernprocessen of een grotere speler met een behoefte aan gespecialiseerd document management, wij staan klaar om te ondersteunen. Neem vrijblijvend contact met ons op. Samen tillen wij jouw documentbeheer naar een hoger niveau.
Als je twijfelt...
- Worden je documenten veilig opgeslagen en beschermd tegen onbevoegde toegang?
- Weet je hoe om te gaan met verouderde of irrelevante documenten?
- Zijn je documenten altijd gemakkelijk te vinden en goed gecategoriseerd?
- Voldoet je documentbeheer aan alle wet- en regelgeving?
- Kun je veilig documenten delen en samenwerken (intern én extern)?
- Is je Document Management Systeem (DMS) effectief en efficient?
- Heb je een plan voor het geval van een storing of datalek?
- Zijn de toegangsrechten goed beschermd? Weet je altijd wie toegang heeft gehad en welke wijzigingen zijn aangebracht?
Denk dan eens aan de oplossing van DMS Value! Of je nu op zoek bent naar een training voor jezelf, voor je team of een partner om je documentbeheer op te zetten, wij bieden beide. Of je nu een klein bedrijf bent dat haar kernprocessen wil verbeteren, of een grotere speler die behoefte heeft aan gespecialiseerd documentbeheer, wij tillen samen je documentbeheer naar een hoger niveau, zodat jouw bedrijf kan groeien.
In een vrijblijvend gesprek geven wij graag antwoord op jouw vragen. Je kunt ons bereiken via sibel@dmsvalue.nl
Document Control Trainingen
Wil je jouw kennis over document control verbeteren?
DMS Value biedt gespecialiseerde trainingen aan op het gebied van document control, met een persoonlijke en praktijkgerichte aanpak. Of je nu online, klassikaal of in-company wilt leren, DMS Value heeft de juiste training voor jou.
Trainingsopties
Online Trainingen
Flexibel en eenvoudig te volgen op je eigen tempo, waar en wanneer het jou uitkomt.
Klassikale Trainingen
Leren in kleine groepen op diverse locaties in Nederland, met volop ruimte voor interactie.
In-Company Trainingen
Op maat gemaakte trainingen bij jouw bedrijf, volledig afgestemd op de behoeften van jouw organisatie.
Voor wie?
De trainingen van DMS Value zijn geschikt voor document controllers, projectmanagers, kwaliteitsmanagers en iedereen die document control wil beheersen of zich wil specialiseren, in sectoren zoals bouw, olie & gas, en de farmaceutische industrie.
Persoonlijke aanpak
DMS Value is een groeiende onderneming die zich richt op kwaliteit en persoonlijke aandacht. Ondanks de kleinschaligheid profiteer je van maatwerk dat aansluit op jouw specifieke situatie.
Meer informatie?
Neem contact op voor meer informatie of om de juiste training te kiezen die bij jouw leerdoelen past.
